Von Bastian Wittig, IT-Consultant IT und Prozesse bei einem deutschen Industriekonzern. Disruptive Technologien, wie Robotic Process Automation (RPA) sind in aller Munde. Jedoch ist RPA nicht für die Automatisierung jeglicher Prozesse geeignet. Daher ist es notwendig entsprechend geeignete Prozesse für die Anwendung dieser Technologie zu identifizieren. Um dies zu gewährleisten, wird zunächst kurz auf die RPA-Technologie eingegangen.

Durch die Verwendung von RPA-Software können Unternehmensprozesse automatisiert werden. Die Software simuliert das menschliche Verhalten des Mitarbeiters bei der Bedienung der für den (systemübergreifenden) Prozess notwendigen Anwendungen (z.B. ERP-Systeme, Microsoft Office, etc.). Der Einsatz von RPA-Technologien eignet sich zur Automatisierung von repetitiven standardisierten und strukturierten Inhalten, um Mitarbeiter zu entlasten, sodass sich diese wertbringenderen Aufgaben widmen können. RPA ist auch in der Lage Prozesse mit Schnittstellen über verschiedene Anwendungen hinweg zu automatisieren. Für unstrukturierte Prozesse und Daten, die interpretationswürdig sind, ist die klassische RPA-Technologie ohne AI-Komponenten hingegen nicht geeignet.

RPA-Anwendungsfälle sind in verschiedensten Fachbereichen von Unternehmen, wie dem Rechnungswesen, dem Controlling, dem Einkauf sowie dem Personalwesen oder dem Vertrieb, zu finden.

Aber es bedarf einer sorgfältigen Auswahl von Prozessen, welche für eine Automatisierung mit Hilfe von RPA in Frage kommen, um die Technologie erfolgreich einzuführen und anzuwenden.

Dies erfordert in erster Linie ein strukturiertes Vorgehen und eine Analyse der bestehenden Prozesse im jeweiligen Fachbereich. Als Ausgangsbasis können in Prozessmanagementsystemen dokumentierte Prozesse verwendet werden. Um eine ganzheitliche Betrachtung zu gewährleisten ist hier eine vollständige aktuelle Dokumentation notwendig. Hierbei ist unabdingbar mit den entsprechenden betroffenen Fachbereichen das Gespräch zu suchen, um eventuelle Prozessabweichungen, Sonderfälle etc. auszuschließen, welche eine Automatisierung mittels RPA erschweren könnten.

Sofern die Prozesse nicht entsprechend dokumentiert sind, ist es empfehlenswert eine entsprechende Dokumentation aufzubauen und notwendig auf die Fachbereiche zuzugehen, um eine Sensibilisierung für die RPA-Technologie herbeizuführen, entsprechende automatisierbare Prozesse zu identifizieren und diese anschließend im Hinblick auf die Umsetzung mit Hilfe von RPA zu analysieren.

Bei der Analyse dieser Prozesse sind geeignete Kriterien für die Beurteilung der RPA-Fähigkeit von Prozessen zu definieren und anzuwenden. Die folgende Auflistung stellt beispielhaft geeignete Kriterien dar, ist aber nicht abschließend, da branchen-, bereichs- und Unternehmensspezifische Bedürfnisse eine Rolle spielen können:

  1. Strukturiertheit & Standardisierung der Prozesse
  2. Elektronischen Verfügbarkeit von Daten/Prozessschritten
  3. Prozessvolumen
  4. Komplexität des Prozesses
  5. Authentifizierungsprozess
  1. Da die RPA-Software die Prozesse nach regelbasierten Kriterien abarbeitet sind Prozesse mit einem strukturierten Vorgehen besonders geeignet für den Einsatz von RPA. Sofern die Prozesse standardisiert sind und somit wenige verschiedene Ausprägungen des Prozesses oder dessen Teilprozesse aufweisen, ist der Prozess für die Automatisierung mit Hilfe von RPA geeignet. Dies sind vor allem Prozesse, welche wenige Entscheidungspunkte aufweisen, wodurch die Programmierungslogik des RPA-Prozesses verringert werden kann.
  1. Zudem sind Prozesse, welche ausschließlich elektronische Daten verwenden prädestiniert für die Verwendung von RPA. Prozesse, welche manuelle Tätigkeiten (z.B. Ausdruck von Dokumenten, die händisch weiterverarbeitet werden oder unterschrieben werden müssen) voraussetzen, können durch RPA nicht vollständig abgebildet werden. Hier ist vor der Automatisierung der (Teil-) Prozesse mit RPA zu prüfen, ob die händischen Tätigkeiten systemseitig abgedeckt werden können und nicht elektronische Daten digitalisiert werden können, um den Prozess effizienter bzw. vollständig mit RPA automatisieren zu können.
  1. Damit RPA-Prozesse eine Verbesserung der Wirtschaftlichkeit hervorbringen und somit entsprechende Effizienzen erreichen und eine rasche Amortisation des investierten Aufwands erreichen kann, ist ebenso das Prozessvolumen zu analysieren. Dies beinhaltet die Häufigkeit der Prozessausführung und die Dauer der manuellen Prozessausführung. Prozesse, welche oft ausgeführt werden und eine signifikante Arbeitszeiteinsparung aufweisen, sind somit gut geeignet für den Einsatz von RPA und bieten durch die Umrechnung in FTE zudem einen Anhaltspunkt für die Priorisierung von RPA-Projekten.
  1. Prozesse, welche in einem einzigen System (z.B. ERP-System) durchgeführt werden, sind weniger komplex, da sie mit Hilfe von RPA erst einmal innerhalb dieses Systems automatisiert werden können. Jedoch ist zu beachten, dass RPA auch Prozesse mit Schnittstellen zu anderen Anwendungen automatisieren kann. Hierfür ist es zu beachten, dass die RPA-Software die entsprechenden Berechtigungen für die verschiedenen Systeme erhält. RPA kann hierbei einen großen Mehrwert leisten, da die Schnittstelen ohne eine kostspielige Programmierung in den bestehenden Anwendungen bedient werden können.
  1. Bei bestimmten Prozessen kann es zu Herausforderungen und Mehraufwand im Rahmen der Automatisierung kommen. Prozesse, welche hohen Sicherheitsregularien unterliegen bedürfen z.B. einer Freigabe durch ein Mehraugenprinzip oder händische Unterschriften. Die damit verbundenen Auswirkungen gilt es im Vorfeld der Implementierung zu untersuchen.

Sofern potentiell geeignete Prozesse für die Automatisierung mit Hilfe von RPA identifiziert wurden, sollten vor der Umsetzung noch weitere Punkte beachtet werden: Es ist lohnenswert, zu prüfen, ob die Prozesse innerhalb der Anwendung automatisiert werden können, was kosteneffizienter sein kann. Z.B. können im SAP-Umfeld gewisse Prozesse mit Hilfe von SAP-Standardlösungen automatisiert werden oder systemübergreifende Berichte durch SAP Business Warehouse bereitgestellt werden. Zudem ist eine Priorisierung der RPA-Prozesse notwendig, um entsprechende Effizienzen durch die Automatisierung mittels RPA erzielen zu können. Ebenso unabdingbar ist die Etablierung eines Change Management Prozesses und die damit einhergehende regemäßige Kommunikation gegenüber den Mitarbeitern durchzuführen, um ein Bewusstsein und ein Verständnis für die neuartige Technologie zu schaffen.

Zum Autor: Bastian Wittig ist als IT Consultant mit Fokus auf das Rechnungswesen in einem deutschen Industriekonzern tätig. Neben der Analyse und Programmierung von RPA-Prozessen begleitet und führt er zudem weitere Projekte im SAP FI Umfeld.