Digitalisierung, Prozessverbesserung und Kosteneinsparungen sind Themen, die sich auf der Agenda vieler Firmen finden. Laut aktuellem Digitalisierungsindex bewerten nahezu drei Viertel (72 Prozent) der befragten Unternehmen die Digitalisierung als wichtig für ihren Geschäftserfolg. Mit einer Neuorganisation oder dem Outsourcing von Aufgaben ist es nicht getan. Durchdachter und besser lassen sich regelbasierte Geschäftsprozesse durch Software-Roboter bearbeiten. Egal, ob es um Dateneinträge, Berechnungen, Entscheidungsfindung, Archivierung, Überprüfungen, Briefe, Vertragsmanagement oder Rechnungen geht: Software-Roboter können jede Aufgabe übernehmen, die regelbasiert und via Maus oder Keyboard durchgeführt wird. Die folgenden Ausführungen zeigen, worauf Unternehmen bei ihren ersten Schritten in Sachen Robotic Process Automation, kurz RPA, achten sollten und welche Vorteile ihnen diese Technologie an die Hand gibt.

Eine Einführung in die Robotic Process Automation

Robotic Process Automation bezeichnet die vollautomatisierte Abwicklung von Geschäftsprozessen durch Software-Roboter. Unternehmen setzen auf die Unterstützung virtueller Mitarbeiter, Software-Bots, die der menschlichen Belegschaft zeitaufwändige, sich wiederholende und fehleranfällige Aufgaben abnehmen und diese automatisieren. Software-Bots sind in Sachen Prozesseffizienz unschlagbar, denn sie benötigen keinen Schlaf oder Essenspausen. Sie machen keine Fehler und langweilen sich auch nicht bei stupiden Wiederholungen. Zugleich erledigen sie viele Aufgaben schneller, effizienter und kostengünstiger. Im Idealfall lassen sich 90-prozentige Kosteneinsparungen realisieren. Währendenn der Roboter die die langweiligeneintönigen und repetitiven Aufgaben übernehmennimmt,  Mitarbeiter müssen aber nicht fürchten, nicht länger gebraucht zu werden[SG1] , denn sie können die Mitarbeiter sich nun verstärkt auf geschäftsrelevantere, kreative Prozesse, Entscheidungsfindung oder die Kundenkommunikation konzentrieren. RPA ist daher nicht nur sinnvoll, um Prozesse zu verbessern und Mitarbeiter zu entlasten. Es optimiert auch den Customer Service, modernisiert Workflows und sorgt dafür, dass Mitarbeiter sinnvoller eingesetzt werden.

Zu Beginn eines RPA-Vorhabens Ziele genau festlegen

So manches Unternehmen mag sich nun fragen: Wie lässt sich ein RPA-Projekt am besten vorantreiben? Am allerwichtigsten ist hierbei, den Fokus der Überlegungen auf Bereiche und Aspekte im Unternehmensalltag zu legen, in denen der Einsatz von Software-Robotern signifikante Verbesserungen erzielen kann. Denn nicht alles, was sich automatisieren lässt, sollte auch wirklich automatisiert werden. Daher müssen die Projektbeteiligten im Vorfeld genau festlegen, welche Ziele in welchem Geschäftsbereich erreicht werden sollen. Die Erstellung eines Business Cases ist immer die notwendige Voraussetzung für den erfolgreichen Einsatz von RPA. Geht es vor allem  vor allem um Effizienzsteigerungdie Verbesserung von Gewinnspannen[SG2] , Kostenersparnis, beschleunigtes Umsatzwachstum, eine Steigerung des Cash-Flows oder vor allem um zufriedenere Kunden? Egal, worauf sich das jeweilige Unternehmen konzentrieren möchte: Die Entscheidung muss sowohl wirtschaftlich als auch technologisch untermauert sein und Sinn machen.

Vier verschiedene Automatisierungsansätze

Sind die ersten Projektvorgaben festgelegt, steht die Auswahl der passenden RPA-Lösung an. Gesucht ist eine Software, bei der teure Anfangs- und Einführungsfehler vermieden werden, und die firmenspezifischen Anforderungen bestmöglich abgedeckt werden. Es bieten sich vier aufeinander aufbauende Ansätze für Automatisierungsvorhaben in Unternehmen an. So stehen entweder Workflow-Prozesse, Funktionen, die Belange einer speziellen Geschäftseinheit oder in der obersten Ebene unternehmensweite Überlegungen im Fokus. Maximale Auswirkungen lassen sich zweifelsohne auf dem Enterprise-Level erzielen.

Management und Mitarbeiter von RPA-Potenzial begeistern

Damit das Management und andere Stakeholder ihr Einverständnis geben, ist ein Machbarkeitsbeleg, ein Proof-of-Concept, essentiell. In einem ersten Schritt gilt es hierbei Arbeitsprozesse herauszufiltern, die einen hohen Anteil manueller AusführungenEingriffe aufweisen, die sich stets wiederholen und die sehr aufwändig für die Mitarbeiter sind. Diese Prozesse finden sich beispielsweise in Bereichen wie Kundendienst, Finanzwesen und Buchhaltung, HR, Einkauf oder ControllingVertrieb. Die Anzahl dieser Prozesse multipliziert mit der Zeit, die ein Arbeitsschritt in Anspruch nimmt, ergibt im wesentlichen das Ausmaß derie Auswirkung[SG3] , die ein Software-Roboter haben kann. Sehen und erkennen Mitarbeiter und Entscheider das enorme Potenzial, das ihnen die Automatisierung an die Hand gibt, befürworten sie ein derartiges Vorhaben zumeist begeistert.

Die Lösungsauswahl: RPA-Anforderungskatalog

Sind diese Weichen gestellt, folgt die Auswahl der Lösung. Im Auswahlprozess ist dabei auf Parameter wie Genauigkeit, Flexibilität, Produktivität oder Skalierbarkeit zu achten, die die Technologie abdecken sollte. So gilt es beispielsweise auf RPA-Technologie zu setzen, die sofort die richtigen Ergebnisse, Entscheidungen oder Berechnungen liefert und hilft, die Produktivität zu steigern. In der Lösung hinterlegte Protokolle sollten zudem eine verbesserte Kontrolle und Compliance ermöglichen. Agilität ist unabdingbar, um schnell und flexibel auf Nachfragespitzen und -tiefs reagieren zu können. Die optimale Lösung muss darüber hinaus das ganze Jahr über an jedem Tag vollständig verfügbar sein. Last but not least spielt geografische Unabhängigkeit eine nicht zu unterschätzende Rolle: So lassen sich Aufgaben on-site deutlich kontrolliertergezielter und effizienter verlagern – eine gute Alternative zum Offshoring. Die beste Wahl: Eine neue risikoarme und nicht-invasive Plattform, die sich problemlos mit bereits vorhandenen Systemen zusammenführen lässt.

Blick in die Zukunft: Ausbau klassischer RPA-Tools einplanen

Mit einer RPA-Lösung ist die Prozessautomatisierung im Unternehmen aber noch nicht beendet. Lassen sich mit klassischer RPA durchschnittlich 60 Prozent der administrativen Aufgaben[SG4]  in einem Unternehmen automatisieren, geht Cognitive RPA noch einen Schritt weiter und optimiert weitere 15 Prozent der Prozessaktivitäten. RoboChat, Machine Learning- sowie Artificial Intelligence-Tools sind die nächsten Ebenen, die auf RPA aufbauen und weiteres Potenzial bieten. Hans Martens, Gründer von Another Monday und Pionier im Bereich RPA, resümiert: „RPA bietet so viele Möglichkeiten, die wenig bekannt sind – auch weil es noch Berührungsängste mit der Roboterthematik gibt. Dabei haben Software-Roboter mit den Robotern aus der Fabrikhalle wenig gemein. Stattdessen lassen sich mit RPA alle Geschäftsprozesse automatisieren, denen manuelle Tätigkeiten vorausgehen. Mitarbeiter werden entlastet und können kreativere Aufgaben übernehmen. Um erfolgreich zu sein, ist es aber wichtig, einen modularen Ansatz zu wählen. Nur so lassen sich innovative Lösungskomponenten je nach Bedarf hinzufügen. Hierbei ist es hilfreich, einen erfahrenen Partner zu Rate zu ziehen, der umfassend über alle Möglichkeiten, Voraussetzungen und Zukunftspotenziale informiert. Wer zu Beginn eines RPA-Projektes durchdacht plant, externe Experten, Management und Mitarbeiter mit ins Boot holt, schafft eine solide Basis für den langfristigen Automatisierungserfolg.“

 

Der Autor: Hans Martens ist Gründer und Visionär bei Another Monday, dem Pionier für intelligente Prozessautomatisierung. Neben dem Aufbau von neuen Geschäftsideen ist Hans regelmäßiger Sprecher bei Branchen- events und in Universitäten, um beide Welten vorausschauend miteinander zu verbinden.

Hans schließt Deals ab, die auf Vertrauen, ein- er ausgeprägten Macher-Mentalität und auf erwiesener Wertschöpfung basieren. Hans hat einen Abschluß als MBA sowie in Wirtschaft und Recht. Bevor er sich auf intelligente Proz- essautomatisierung fokussiert hat, war Hans 20 Jahre in leitenden Positionen bei weltweit führenden Banken tätig, wo er sich auf Glob- al Business Development, Structured Finance and M&A konzentrierte.

Mit der Gründung von Another Monday hat sich Hans dem Aufbau von Robotic Process Automation (RPA) in Deutschland und Europa verpflichtet. RPA wird als “game changer” zur Erhöhung von Produktivität und Effizienz bei Geschäftsprozessen innerhalb einer digitalen Umgebung gesehen.